Innkjøp i små bedrifter

I mange små bedrifter skjer innkjøpet i farta: en telefon til grossisten, en melding fra bilen, et kjøp på kortet i butikken. Det går fort, og det er ikke noe galt med det.

Problemet kommer senere. Fakturaen kommer uker etter, uten at noen husker hva den gjaldt eller hva som var avtalt. Den betales fordi ingen kan si at den er feil. Det er sjelden mangel på regler som er problemet, men at opplysningene kommer i feil rekkefølge: fakturaen først, oversikten sist.

Et innkjøp går gjennom de samme stegene enten det er en pakke skruer eller en ny varebil. Forskjellen er hvor mye kontroll hvert steg trenger.

1. 1Behov. Noen trenger noe: materialer til en jobb, et verktøy som er slitt ut, en ny PC. Her avgjøres det meste av prisen, for det er nå man velger hva og hvor man kjøper.
2. 2Bestilling. Behovet skrives ned som en bestilling: leverandør, varer, antall, pris og hva kjøpet gjelder, for eksempel et prosjekt. Det tar et minutt, og det er dette minuttet som gjør resten mulig.
3. 3Godkjenning. Over en avtalt grense ser en annen person på kjøpet før pengene er brukt. Under grensen går bestillingen rett videre.
4. 4Ordre. Bestillingen sendes til leverandøren med et ordrenummer. Leverandøren bekrefter gjerne med en ordrebekreftelse, som er verdt å lese: står prisen og leveringsdatoen som avtalt?
5. 5Mottak. Varene kommer, ofte med en følgeseddel. Den som tar imot, krysser av for det som faktisk kom. Mangler noe, er det en restordre.
6. 6Fakturakontroll. Fakturaen kommer, gjerne uker senere. Den holdes opp mot bestillingen og mottaket: ble det fakturert for det vi bestilte, til avtalt pris, og fikk vi det?
7. 7Kontering og betaling. Regnskapet fører kjøpet på riktig konto og prosjekt, og fakturaen betales ved forfall.

I en liten bedrift har én person ofte flere roller. Det er greit, så lenge det er klart hvem som gjør hva.

• Bestiller: Den som har behovet og lager bestillingen. I små bedrifter er det ofte den som står på jobben, i bilen eller på lageret.
• Godkjenner: Den som sier ja til kjøp over grensen. Ofte daglig leder, en prosjektleder eller en avdelingsleder.
• Mottaker: Den som tar imot varene og bekrefter hva som kom. Som regel samme person som bestilte.
• Regnskap: Den som kontrollerer fakturaen, konterer og betaler. Det kan være en ansatt, daglig leder selv eller et regnskapsbyrå.
• Administrator: Den som bestemmer reglene: hvem som kan kjøpe, hvor grensene går og hvilke leverandører bedriften har avtale med.

Et godt prinsipp er at ingen godkjenner sine egne kjøp. Det handler ikke om mistillit, men om at to par øyne ser mer enn ett. Er du alene i bedriften, går ikke det. Da er det nok at kjøpene er registrert, så du eller regnskapsføreren kan se over dem etterpå.

• Ordrenummer på alt. Be leverandøren skrive det på fakturaen. Da kan fakturaen kobles til riktig bestilling på sekunder.
• Godkjenning før kjøpet, ikke etter. Sett en grense, for eksempel ut fra hvor store kjøp hver enkelt vanligvis gjør. Under grensen går det rett gjennom, over grensen ser noen på det mens det ennå kan endres.
• Sjekk fakturaen mot bestilt og mottatt. Det er treveis kontroll, og det er her feil pris, feil antall og ting som aldri kom, blir oppdaget.

Mange bedrifter har gode avtaler med leverandørene sine som ingen bruker, fordi avtalen ligger i en skuff og den som bestiller ikke vet om den. En avtale bør i det minste si:

• rabatt eller faste priser på det dere kjøper ofte
• betalingsfrist og fraktvilkår
• eventuelt minstebeløp per ordre
• kundenummeret deres hos leverandøren
• hvor lenge avtalen gjelder

Avtalen gjør bare nytte når den er synlig i det øyeblikket noen bestiller, og når fakturaen sjekkes mot den etterpå.

Ordene du møter i innkjøp, forklart kort.

Innkjøpsordre

Den formelle bestillingen til leverandøren. Kalles ofte bare ordre, eller PO (purchase order) på engelsk.

Ordrenummer

Et unikt nummer for hver bestilling. Når leverandøren skriver det på fakturaen, kan fakturaen kobles til bestillingen uten leting.

Ordrebekreftelse

Leverandørens svar på ordren: hva de leverer, til hvilken pris og når.

Rammeavtale

En avtale med en leverandør om vilkår for kjøp over en periode, for eksempel rabatt, betalingsfrist og frakt. Selve kjøpene gjøres underveis.

Avrop

Et kjøp som gjøres på en rammeavtale.

Avtalepris

Prisen som er avtalt for en bestemt vare. Fakturaprisen kan sjekkes mot den.

Godkjenningsgrense

Beløpet en person kan kjøpe for uten at noen andre må godkjenne.

Attestasjon

Bekreftelse på at varen eller tjenesten er levert, og at fakturaen er riktig. Ordet brukes mye i offentlig sektor, men også i mange bedrifter.

Anvisning

Beslutningen om at en attestert faktura kan betales. Den som anviser, har ansvaret for budsjettet.

Følgeseddel

Listen som følger med varene og viser hva som er levert.

Varemottak

Registreringen av hva som faktisk kom, gjerne med bilde av følgeseddelen.

Restordre

Det som er bestilt, men ikke levert ennå.

Treveis kontroll

Å holde tre ting opp mot hverandre: det som ble bestilt, det som ble mottatt og det som ble fakturert. Stemmer alle tre, kan fakturaen betales med god samvittighet.

Kreditnota

En faktura med minus foran. Brukes når leverandøren retter opp en feil eller tar varer i retur.

Kontering

Å bestemme hvilken konto i regnskapet et kjøp skal føres på, og eventuelt hvilket prosjekt eller kostnadssted.

Kostnadssted

Den delen av bedriften kostnaden hører til, for eksempel en avdeling, et prosjekt eller en bil.

Leverandørreskontro

Oversikten i regnskapet over hva bedriften skylder hver leverandør.

Betalingsbetingelser

Hvor lang tid bedriften har på å betale, for eksempel 30 dager netto.

EHF

Et norsk format for elektroniske fakturaer og ordrer, som kan leses direkte av regnskapssystemet.

Peppol

Nettverket EHF-dokumenter sendes gjennom. For å sende og motta trengs et aksesspunkt, ofte levert av regnskapssystemet.

Yeit er laget for akkurat dette: bestilling på mobilen på under ett minutt, godkjenning over grensen med grunnen i klartekst, ordre med ordrenummer, mottak med bilde av følgeseddelen, og faktura holdt mot bestilt og mottatt. Les mer på forsiden, eller se hjelpesidene.